Arama






mudurluk

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Özel Kalem Müdürü

Özel Kalem Müdürü

Osman ORHAN
Tel:0(216) 600 0 600 dahili:1205
Email: osmanorhan@cekmekoy.bel.tr  

 

1975 Adıyaman doğumludur. İstanbul Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi Kamu Yönetimi Bölümü bitirdikten sonra e-devlet konusunda Marmara Üniversitesinde yüksek lisans yaptı.
 
1992-1994 yıllarında TPAO Adıyaman Bölge Müdürlüğünde görev yaptı. 1996-2011 yılları arasında; İstanbul Büyükşehir Belediyesi Meslek ve Sanat Edindirme Kurslarında (İSMEK) Usta Öğretici ve Bilgisayar Kursları Koordinatörü olarak çalıştı. Belediye bünyesinde birçok bilişim, Avrupa Birliği ve projeleri ile ilgili projelerde görev aldı. Stratejik Plan ve Performans Programı eğitimi ve çalışmalarında bulundu. Genel Sekreterlik ve Meclis Başkan Vekilliğinde üst düzey yönetici asistanı olarak görev yaptı.
 
Üniversite öğrencilerine ve genç iş adamlarına Kamu ve Özel Sektörde E-Yönetim seminerleri, Bakırköy Halk Eğitimi Merkezinde bilgisayar dersleri verdi.
 
Adıyamanlılar Vakfı,  Siyasal Vakfı, Türkiye Bilişim Derneği ile üyesi olan ORHAN, Özel Kalem Müdürleri Platformu Yürütme Kurulu üyesidir.
 
İngilizce ve Arapça bilen ORHAN, evli ve iki çocuk babasıdır.


Müdürlük Görevleri

  • Başkanlığa intikal eden tüm sözlü ve yazılı istek ve talepleri randevuları, programları günlük olarak takip etmek ve başkanın zamanının çok iyi bir biçimde planlanmasına yardımcı olmak.
  • Başkanlığın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlamak.
  • Başkanlığın özel ve resmi, müdürlüğün tüm yazışmalarını takip etmek ve sonuçlandırmak.
  • Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların isteklerini değerlendirip, görüştürülmesi ve ilgili birimlere yönlendirilmesini sağlamak.
  • Başkanlığa gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirmek, ilgili birimlere sevkini sağlamak, Başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetlenerek başkanın onayına sunmak.
  • Belediyenin yapacağı programların gün ve saatlerini belirlemek, Belediye Başkanının katılacağı yada katılmayacağı programların ön çalışmalarını yaparak temsil edilmesini sağlamak.
  • Resmi törenlerin ve belediyenin programlarının hazırlanmasında ilgili birim ve kuruluşlarla koordinasyonu sağlamak.
  • Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonu sağlamak.
  • Programların içeriğini, kimlerin davet edileceğini, davetlerin takip edilmesini ve katılımlarını sağlamak.
  • Belediye Başkanının yurt içi ve yurt dışında katılacağı toplantı programlarının gerekli hazırlıklarını yapmak, iletişim, gidiş-geliş ve konaklama rezervasyonlarını organize etmek.
  • Belediye Başkanının yurt içi ve yurt dışı misafirlerini karşılamak, ağırlamak ve uğurlama hizmetlerinin yerine getirilmesini sağlamak ve bu konuda gerekli organizasyonları yapmak.
  • Başkanlık Makamının verdiği diğer görevleri yapmak. 

Organizasyon Şeması

Özel Kalem Müdürlüğü Yönetmeliği


BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

  Amaç

  MADDE 1 – (1) Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.  

 

Kapsam

MADDE 2 – ( 1)  Bu Yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar

 

Dayanak

MADDE 3 –  (1)Özel Kalem Müdürlüğü,  5393 sayılı Belediye Kanunun 18. Maddesinin (m) bendi gereği hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4 – (1)Bu Yönetmelikte geçen;

 

a) Belediye    : Çekmeköy Belediyesi’ni,

b) Büyükşehir           : İstanbul Büyükşehir Belediyesini,

c) Encümen  : Çekmeköy Belediye Encümenini,

d) Meclis         Çekmeköy Belediye Meclisini,

e) Müdürlük   : Özel Kalem Müdürlüğünü

İfade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Personel, Teşkilat ve Bağlılık

Personel ve Teşkilat

MADDE 5-(1) Müdürlüğün Personel yapısı aşağıdaki gibidir.

a)       Müdür

b)       Şef

c)       Memurlar

d)       Koruma ve şoförler

e)       Hizmetli Personel 

 

            (2)  Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

a)       Müdür

b)       Kalem Bürosu

c)       Beyaz Masa

 

(3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu” ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapılabilir.

 

(4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhil olmak üzereYönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

 

Bağlılık

MADDE 6 - Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün görevleri

MADDE 7- ( 1) Özel Kalem müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

a) Başkanın günlük programlarını yapmak.

b) Başkana intikal eden sözlü ya da yazılı talepleri, günlük olarak takip etmek.

            c) Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlamak.

ç) Başkanın özel resmi yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.

d) Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere sevk edip, Başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetleyerek Başkanın bilgisine sunmak.

e) Temsil ve ağırlama hizmetlerini yapmak.

 

Müdürlük yetkisi

MADDE 8 – (1)Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

 

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 9 – (1)Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

 

Müdürün görevleri

MADDE 10- (1) Müdürün görevleri aşağıdaki gibidir.

a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Belediye Başkanına karşı sorumludur.

b) Randevu taleplerini ve davetiyeleri değerlendirerek günlük programları ve toplantıları yapar.

c) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

ç) Özel Kalem Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.

d) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

e) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

f) Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

g) Müdürlük personeline yasalarda belirtilen ödül ve ceza verme yetkisine sahiptir.

ğ) Personelin iş, bilgi ve verimliliklerini arttırabilmek için hizmet içi eğitilmelere katılmalarını sağlar.

h) Özel Kalem müdürü başkan tarafından tevdii edilen yasalara uygun diğer görevleri de yerine getirir.

 

Şefin görev yetki ve sorumluluğu

MADDE 11-(1)Şefin görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

(a) Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden Müdüre karşı sorumludur.

(b) Kendisine bağlı bulunan Memurların çalışmasına nezaret eder.

(c) Müdürlükçe verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar veya memurlar vasıtasıyla yaptırır.

ç) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları personele tebliğ eder.

d) Müdürlüğün işlerinin yürütülebilmesi için gerekli olan bütçenin hazırlanması personelin özlük hakları yazışmaları, tahakkuk işleri, demirbaşındaki malzemelerin kayıtlarını tutar. Yılsonunda döküm hazırlar.

f) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.

g) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak cevap verir.

ğ) Başkanın ve Müdürlüğün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini arşivlenmesini, sekreterlik görevini şefe bağlı olarak yapar.

 

Memurların görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 12-(1)  Memurların görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

a)Müdürlükteki tüm iş ve işlemlerden şefe karşı sorumludur.

b) Amirlerin verdiği görevleri yasalara uygun hızlı etkin verimli bir şekilde yapar. .

c) İşlerini plan ve programa bağlayarak bunların iyi bir şekilde yapılmasını ve zamanında bitirilmesini sağlar.

ç) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

d ) Müdür,  tarafından havale edilen evrakları gerekli işlemlerini yazışmalarını yapar, müdüre sunar.

e) Müdürlüğe gelen giden evrakların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale dosyalama işlemlerini yürütür.

h) Başkanın ve Müdürlüğün yazışmalarını, gelen ve giden evrakların takibini arşivlenmesini, sekreterlik görevini şefe bağlı olarak yapar.

 

Taşınır kayıt kontrol yetkililerinin görev, yetki ve sorumlulukları                         

MADDE 13-(1) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, harcama yetkilisi tarafından memuriyet ya da çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini usule uygun şekilde yapabilecek niteliğe sahip personel arasından seçilir.

(2) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görev yetki ve sorumlulukları şunlardır.             

a) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmasına yardımcı olmak,

 b) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak,

c) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek,  sayımlarını yapmak ve yaptırmak,    

ç) Taşınırları niteliğine göre sayarak,  tartarak,  ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen taşınırları muhafaza etmek ve taşınırları yangına, ıslanmaya, bozulmaya ve çalınmaya karşı korumak amacıyla gerekli tedbirleri almak,         

d) Taşınırların giriş ve çıkışına dair kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belgeleri tanzim etmek ve kesin kabulü yapılmayan taşınırların kullanımına engel olmak.  

             (4) Sorumlulukları;

             a)Taşınır kayıt kontrol yetkilileri, kendilerine tevdi edilen görevleri tam ve zamanında yapmakla müdüre karşı sorumludurlar.

Koruma ve Şoförlerin görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 14 – Belediye Başkanının şehir içi - şehir dışı ulaşımını ve Belediye içinde ve dışında güvenlik ile ilgili konularda karşılaşılabilecek her türlü tedbiri alır ve uygular.

 

Hizmetlilerin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 15-(1) Belediye Başkanı, Başkanlık Misafirleri ve Özel Kalem Müdürlüğü misafirlerinin ağırlanmasından ve ikramdan sorumludur.

(2) Başkanlık Makamı ile Özel Kalem Müdürlüğünün her türlü temizliğini yapar veya yaptırır.

 

Beyaz Masanın görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 16- (1)Belediyeye intikal eden ve Belediye hizmetleri ile ilgili her türlü sorunu ilgili birime iletip neticelendirmek ve sonucu hakkında ilgiliye bilgi vermek.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin planlanması

MADDE 17 – (1)Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

 

Görevin yürütülmesi

MADDE 18 – (1)Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği

MADDE 19- (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.  

 

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 20 -(1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

(2) Müdürlüğün Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

 

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 21– (1) Gelen ve giden evrakların kayıt ve havale işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdür evrakı ilgili personele havale eder. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

 

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 22( 1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

(b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

(c) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

 

Kullanılan defter ve klasörler

MADDE 23- (1) Müdürlükte iç ve dış yazışmaların dağıtımının

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri

MADDE 24-a) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

b) Müdür 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.

    c) Müdür 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

ç) Özel Kalem Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vs işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur

 

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Çeşitli hükümler

MADDE 25-(1) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

 

(2) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 26 – (1)İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

 

Yürürlük

MADDE 27 – (1)Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü mahallin en Büyük Mülki Amirine sunulmasıyla yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 28 – (1)Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.


Müdürlük Hizmetleri

Müdürlük Faaliyet Raporu

Müdürlük Faaliyetleri