T.C.
ÇEKMEKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI

AFET İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 - Bu yönetmeliğin amacı Afet İşleri Müdürlüğü teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarıyla, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerinin daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam
MADDE 2 - Bu yönetmelik Afet İşleri Müdürlüğü’nün; hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanaklar
MADDE 3 - Bu Yönetmelik, 5393 Sayılı Belediye Kanunu,5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5902 sayılı Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 7269 Sayılı Umumi Hayata Müessir Afetler Dolayısıyla Alınacak Tedbirlerle Yapılacak Yardıma Dair Kanun, 7126 sayılı Sivil Savunma Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Belediye ve Bağlı Kuruluşlar İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik mevzuatına dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 - Bu Yönetmelikte geçen;

1) İlçe: İstanbul Çekmeköy İlçesini,
2) Belediye: Çekmeköy Belediye Başkanlığı’nı,
3) Başkan: Çekmeköy Belediye Başkanı’nı,
4) Başkan Yardımcısı: Afet İşleri Müdürlüğü’nün bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,
5) Müdürlük: Afet İşleri Müdürlüğünü,
6) Müdür: Afet İşleri Müdürünü,
7) Şeflik: Müdürlükte afet ve acil durumlara ilişkin görevleri yerine getirmek için oluşturulan her bir idari yapıyı,
8) Birim: Müdürlükte afet ve acil durumlara ilişkin görevleri yerine getirmek için oluşturulan her bir yapıyı,
9) Şef: Müdürlükte afet işlerine ilişkin görevleri yerine getirmek için oluşturulan idari yapı yöneticisini
10) Birim Sorumlusu: Müdürlükte afet işlerine ilişkin görevleri yerine getirmek için oluşturulan birim sorumlusunu
11) Yönetmelik: İşbu Yönetmeliği,
12) Personel: Müdürlük personellerini,
13) Sivil Savunma Amiri: Sivil Savunma faaliyetleri amacıyla görevlendirilen personeli,
14) Arama Kurtarma Personeli: Afet ve acil durumlarda görev alacak Arama ve Kurtarma Personellerini,
15) Arama ve Kurtarma Öncü Ekip: Keşif ve durum bildirimi için olaya ilk çıkan ekip,
16) Acil Müdahale Ekibi (A.M.E.): Arama ve Kurtarma Ekibini ifade eder.
17) İntikal Planı: Afet ve acil durum haberinin alınması, personelin toplanması, araç gereç ve malzemenin yüklenmesi ve görev yerine yapılacak intikale yönelik, farklı ulaşım alternatifleri göz önünde bulundurularak hazırlanan planı,
18) Olay Bölgesi: Birden fazla olay yerini kapsayan bölgeyi,
19) Olay Yeri: Arama ve kurtarma faaliyeti gerçekleştirilen yeri,
20) Sorumluluk Bölgesi: İlçe sınırlarını,
21) Sorumluluk Alanı: Akredite olunmuş kurum tarafından belirlenerek Arama Kurtarma Personelinin yapacağı arama ve kurtarma faaliyetleri için görev yapılacak her bir alanı,
22) AFAD: Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığını,
23) TAMP: Türkiye Afet Müdahale Planı’nı,
24) İRAP: İl Afet Risk Azaltma Planı’nı,
25) ÇEKUT: Çekmeköy Belediyesi Afet İşleri Müdürlüğü Arama Kurtarma Ekibi’ni,
26) AFİS: İlçe sınırları içinde bulunan Afet İstasyon Konteynerlerini,
27) Yönerge: Yönetmelik kapsamındaki birim ve faaliyetler için hazırlanmış olan her bir yönergeyi
28) INSARAG Standartları: Büyük ölçekli yapısal çöküşe neden olan ani bir felaketten etkilenen ülkelere ve etkilenen ülkede müdahale eden uluslararası USAR Ekiplerine rehberlik eden bir metodoloji.
29) AYDES: Afet Yönetimi ve Karar Destek Sistemi.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Organizasyon Yapısı ve Görevler

Kuruluş
MADDE 5 - 09.04.2023 tarihli ve 32158 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik hükümlerine göre belediyemizde zorunlu müdürlük olarak kurulması gereken “Afet İşleri Müdürlüğü” Çekmeköy Belediye Meclisi’nin 09.05.2024 tarihli ve 50 sayılı belediye meclis kararı ile kurulmuştur.

Organizasyon Yapısı
MADDE 6 -
1) Afet İşleri Müdürlüğü; üst yönetici olarak Belediye Başkanına veya Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdürür.
2) Müdürlüğün organizasyon şemasındaki yatay ve dikey hiyerarşik yapılanma; müdürün teklifi, ilgili başkan yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer.
3) Belediye Başkanı organizasyon yapısını resen değiştirmeye yetkilidir.
4) Afet İşleri Müdürü hizmet gereklerine uygun olarak birimlerin yapısı, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yürütür.
5) Afet İşleri Müdürlüğü; Müdür, şef, yeteri kadar memur, sözleşmeli ve işçi personelden kuruludur. Müdürlük; Afet İşleri Şefliği, İdari İşler Şefliği ile bu şefliklere bağlı olarak hizmet veren birimlerden oluşur. Her şefliğin başında uygun düzeyde bir personel, her birimin başında uygun düzeyde bir personel görevlendirilir.

1-Afet İşleri Şefliği
- Arama ve Kurtarma Birimi
- Lojistik Destek Birimi

2-İdari İşler Şefliği
- İdari İşler Birimi
- Planlama ve Koordinasyon Birimi

Görevler
MADDE 7 - Afet İşleri Müdürlüğünün Görevleri
1) Başkanlık Makamı onayıyla belediye personelinden arama ve kurtarma ekipleri oluşturmak.
2) Müdürlükte görev yapan personelleri AFAD koordinesinde INSARAG standartları gereğince personelin eğitim, teşkilat, teçhizat, sertifikasyon, entegrasyon ve akreditasyonunu sağlamak.
3) Kent yangınlarında ihtiyaç halinde İtfaiye Teşkilatına, orman yangınlarında ihtiyaç halinde Orman Genel Müdürlüğü Teşkilatına destek olmak.
4) İlgili kurumları koordine ederek afet sonrası iyileştirme, lojistik, ikmal, iaşe, barınma, gıda, hijyen gibi insani ihtiyaçların giderilmesi ve psiko-sosyal destek işlemlerini koordine etmek.
5) Afet dışı zamanlarda ilçemizdeki kamu kurumlarına ve personeline, okullardaki öğrenci ve öğretmenlere, ilçe halkımıza afet farkındalık eğitimleri vermek ve tatbikat yaptırmak.
6) İlçemizde veya ülkemizin herhangi bir yerinde gerçekleşecek herhangi bir afette AFAD ile koordineli bir şekilde “Çekmeköy Belediyesi Arama Kurtarma Ekibi (ÇEKUT)” ile arama kurtarma faaliyetlerine katılmak
7) İlçe Kaymakamlık ve AFAD Başkanlığı başta olmak üzere bakanlık, meslek teşekkülleri, üniversiteler, diğer mahallî idareler, gönüllüler, uluslararası kurum ve kuruluşlar ile afet ile ilgili koordinasyonu sağlamak ve iş birliği yapmak.
8) Müdürlüğe gelen ve giden resmi evrak yazışmalarının takibini sağlamak.
9) İRAP ( İl Risk Azaltma Planı ) düzeydeki diğer risk azaltma planları konusunda sorumlu olduğumuz eylemler ile ilgili dış kurumlar ve Belediyenin ilgili birimleri arasında koordinasyonu sağlamak.
10) Afet Yönetim Destek Programlarına (AYDES) katılım sağlanmasını koordine etmek.
11) Müdürlük bünyesinde bulunan her türlü bina, depo, araç gereç, malzeme vs. demirbaşların sürekli olarak bakımlı, çalışır halde bulundurulmasını sağlamak.
12) Arama kurtarma ekibini kurmak, bu ekibin akreditasyon süreçlerini geliştirmek, enkaz alanları, eğitim alanlarının oluşturulması ve ihtiyaç duyulan araç, gereç ve ekipmanlarının temin edilmesini sağlamak.
13) Köpekli arama kurtarma ekibi kurmak, akreditasyon süreçlerini geliştirmek, köpeklerin eğitim süreçlerinde ihtiyaç duyulan araç, barınma, eğitim alanı ve araçları, sağlık süreçlerinin takibi, beslenme ihtiyaçlarının karşılanması hususunda gerekli çalışmaları yapmak.
14) AFİS konteynerlerinin bakım ve kontrollerinin yapılarak tutanak altına almak, gerektiğinde AFİS konteyneri temin etmek.
15) Toplanma alanlarının güncel halinin takibini yapmak ve tabela düzenleme işlemlerini koordine etmek.
16) Müdürlük ile ilgili işlerde personele, mesleki bilgi ve yeteneklerini geliştirebileceği yurt içi ve yurt dışı eğitim imkânları sağlamak.
17) İlçemizde gerçekleşebilecek afetlerde hazır durumda bulunmak için 7/24 esaslarına göre görev icra etmek.
18) Üst yönetimden alınacak izinle ilçe sınırları dışındaki afet ve acil durumlara müdahalede araç ve personel desteği sağlamak.
19) İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü ile yapılacak protokol çerçevesinde okullara afet ve acil durumlar ile ilgili eğitim desteği sağlamak.
20) Müdürlük personelinin özlük, izin ve yazışma işlerini yürütmek.
21) Müdürlük bünyesinde bulunan demirbaş niteliğinde olan araç-gereç ve malzemelerin demirbaş kaydını tutmak ve takibini yapmak.
22) Müdürlük personelinin moral ve motivasyonunu arttırmak, takım ruhu oluşturmak için; sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif faaliyetler düzenlemek, bu faaliyetler için gerekli olan eğitim, malzeme ve diğer ihtiyaçlarını karşılamak.
23) Türkiye Afet Müdahale Planı kapsamında hazırlanan çalışmaların koordinasyonunu sağlamak.
24) Stratejik plan ve performans programında müdürlükle ilgili belirlenen hedefler doğrultusunda çalışma yapmak, müdürlük bütçesini hazırlamak.
25) Yıllık çalışma planı hazırlamak ve dönemlik veya yıllık müdürlük faaliyet raporları hazırlamak.
26) 7126 Sayılı Sivil Savunma Kanunu kapsamında yapılacak iş ve işlemleri koordine etmek.
27) Sıralı amirleri tarafından görev alanına giren konularda verilecek diğer görevleri yapmak.
28) Başkanlıkça verilen diğer görevleri yapmak.

MADDE 8 - Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Müdür; mevzuat ve verilecek talimatlar doğrultusunda, müdürlüğünün yönetiminden sorumlu olup, aşağıda belirtilen görevleri yapar:
1) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde bağlı bulunduğu başkan ve başkan yardımcısına karşı sorumludur.
2) Müdürlük tahakkuk amiri ve personelinin sicil ve birinci tezkiye amiridir.
3) Müdürlüğün görevleri başlığı altında belirtilen tüm görevleri zamanında, düzenli, verimli ve eksiksiz olarak yerine getirilmesini sağlar.
4) Müdürlük yönetiminde tam yetkili olup, Müdürlük görevlerini birimlere ayırarak her birimden sorumlu bir şef belirler.
5) Müdürlük personeli arasında görev dağılımı yapar, görev dağılımına uygun iş veya işlemlerin yerine getirilmesini sağlar.
6) Şef ve memurların görevlerini tam ve zamanında verimli hukuka uygun yürütülmesi denetimini yapar.
7) Müdürlük çalışmalarının Stratejik plan ve performans programında belirlenen hedefler doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
8) Personelin mesaiye devamını sağlar ve takip eder.
9) Müdürlükte görevli personelin izinli hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılanların yerlerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır.
10) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak ve çalışmalarını izlemek, denetlemek.
11) Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak.
12) Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek.
13) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek.
14) Müdüriyetin kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük hedefler göstermek.
15) Arama kurtarma ekibi personelinin eğitim ve tatbikatlarını yaptırmak.
16) Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasında son ve kesin seçim yapmak, .
17) 5393 Sayılı Belediye Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu gereğince yıllık birim faaliyet raporunu hazırlar.
18) Arama ve kurtarma alanında görev yapan kamu, özel kurum ve kuruluşlar ile sivil toplum kuruluşlarıyla gerekli koordinasyonu sağlamak.

MADDE 9 - Şefin Görevleri
1) Yıllık çalışma planını hazırlamak.
2) Yıllık ödenek ihtiyacını belirlemek.
3) Sıralı amirleri tarafından görev alanına giren konularda verilecek diğer görevleri yapmak.
4) Müdürlük faaliyetlerinde kullanılacak her türlü malzeme ve hizmet alımlarında teknik şartnamelerini hazırlamak veya hazırlatmak.
5) Taşınır işlemlerini planlamak.
6) Personelin fazla mesai, ödül ve özlük haklarına ilişkin iş ve işlemlerini planlamak.
7) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapmak veya yaptırmak
8) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak,
9) Personelin durumunu takip ve kontrol ederek denetim altında bulundurmak
10) Şefliğinden ayrılacak veya görev yeri değişecek olan personelin, zimmetinde bulunan iş ve evrakları müşterek bir zabıt ile teslimini sağlamak
11) Personelin devam ve mesai durumlarını kontrol etmek, aksaklık varsa Müdürüne bildirmek,
12) Resmi yazıları hazırlamak ve genelge esaslarına göre tanzim ederek veya ettirerek işleme koymak
13) Müdür tarafından verilen diğer görevleri müdür adına yürütmek
14) Şef, şefliğine ait tüm iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur.
15) Personelin göreve hazırlıklı olması amacıyla bilgi ve becerileri arttırmak için haftalık, aylık ve yıllık eğitim ve tatbikat programı hazırlatmak ve uygulatmak.
16) Personellere afet durumu ve gerekli hallerde nöbet çizelgesi hazırlanması ve işlemesinin takibini yapmak.

MADDE 10 - Birim Sorumlusunun Görevleri
1) Sorumlu olduğu birimin sevk ve idaresinden, disiplininden, her türlü hal ve hareketinden sorumludur.
2) Yapılan çalışmalar hakkında birim sorumlusuna bilgi vermek.
3) Yönetmelik’te belirtilen sorumlu olduğu birimin ve müdürlüğün hizmetlerinin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
4) Birim faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak.
5) Birim faaliyet raporunu yazmak.
6) Birimin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yürütmek.
7) Bilgisayar, fotokopi vb. ofis ekipmanlarını düzenli çalışır durumda tutmak, bunların periyodik bakımlarını ve tamirini yaptırmak.
8) Müdür ve şefler tarafından verilecek görevleri yapmak.

MADDE 11 - Birim Personellerinin Görevleri
1) Yapılan çalışmalar hakkında birim sorumlusuna rapor vermek.
2) Yönetmelik’te belirtilen bağlı bulunduğu birim ve müdürlüğün hizmetlerinin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
3) Müdürlük emrinde görevli personeller, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda ivedi ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.
4) Arama kurtarma personeli Müdürlük tarafından dizayn edilen kıyafet dışında başka bir kıyafet giyemez.
5) Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapmak; e-posta, faks mesajlarını yazmak ve göndermek, gelen mesajları ilgililerine ulaştırmak.
6) Birimin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapmak, gelen her türlü evrakı kaydetmek ve ilgilisine ulaşmasını sağlamak, imzalanan evrakın bir suretini dosyalamak, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme göndermek.
7) Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak.
8) “Kıymetli Evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek veya göstermemek.
9) İstenilen raporları, tabloları vb. her türlü verileri bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak.
10) Birim sorumlusu tarafından verilecek görevleri yapmakla yetkilidir.
11) Yaptığı ve yapacağı işi, göreve gideceği yeri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerinden başkasına açıklamada bulunamaz.
12) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit muamelede bulunur.
13) Mesai bitiminde masa üzerindeki evrakları kendilerine ait dolap veya masa gözlerine koyar ve kilitler.
14) Etik kurallara uymak zorundadır.
15) Belediyede uygulanan disiplin hükümlerine tabidir.

MADDE 12 - Arama ve Kurtarma Biriminin Görevleri
1) Afet anında arama ve kurtarma çalışmalarına katılmak.
2) Afet sonrasında iyileştirme çalışmalarına katılmak.
3) Müdürlük bünyesinde bulunan atölye aletleri ve işleyişi için gerekli olan iş güvenliği tedbirlerini almak ve herhangi bir kazaya mahal vermemek.
4) Alımı veya bakımı yapılacak malzemelerin listesini belirlemek.
5) Arama ve kurtarma hizmetlerinde kullanılan ekipman ve araçların bakımını ve temizliğini yaparak her an kullanılabilir halde bulunmasını sağlamak.
6) İlçede bulunan AFİS (Afet İstasyonu) konteynerlerin bakım ve takibini yapmak.
7) Görev, tatbikat, eğitim öncesi ve sonrasında gerekli olan evrakları hazırlayarak dosyalamak.
8) Görev, eğitim ve tatbikatlarda personelin lojistik ihtiyacını karşılamak için diğer birimler ile koordineyi sağlamak.
9) Arama ve kurtarma faaliyetleri için AFAD tarafından gerekli kılınan akreditasyon iş ve işlemlerini takip edip hazırlık yapmak.
10) Düzenlenecek olan afet farkındalık eğitimlerinde ve tatbikatlarında çalışmalara destek olmak.
11) Alımı veya bakımı yapılacak malzemelerin listesini belirlemek.
12) Yangın söndürme sistemlerinin ve cihazlarının takibini yaparak; bakımını, onarımını ve değişimini sağlamak.

MADDE 13 - Lojistik Destek Biriminin Görevleri
1) Arama ve Kurtarma görevlerinde görevlendirilen personelin olay yerinde en az 3 gün kendi ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde gerekli olan lojistik malzemeyi planlayarak gerekli hazırlıkları yapmak.
2) Eğitim ve tatbikatlarda ekibin lojistik, iaşe, ibate ihtiyaçlarını planlayarak hazırlık yapar.
3) Müdürlük bünyesinde bulunan tüm araçların görev kağıtlarını takip etmek ilçe veya il dışına gidecek araçlar için sıralı amirlerin talimatları doğrultusunda gerekli izinler ile beraber araçların görev kağıtlarını tanzim ve takip etmek.
4) Ekip iç ve dış iletişimi sağlamak için haberleşme sistemlerinin kurulmasını koordine etmek.
5) Görev, eğitim ve tatbikat gibi durumlarda basın yayın için fotoğraflama işlemlerini organize etmek.
6) Sosyal medya işlemlerini yönetmek.
7) Arama ve Kurtarma Ekibine ait olan ekipmanların dağıtımını yapar, kayıtlarını tutar ve kontrolünü sağlar.
8) Belediye, fabrika, okul, STK, siteler, kamu kurum ve kuruluşlarında afet ile ilgili eğitim ve tatbikatları planlamak, koordinesini sağlamak ve gerçekleştirmek.
9) AFAD ile yapılan ortak eğitim çalışmaları kapsamında, ilçemizdeki AFAD gönüllülerinin eğitim seviyelerinde iyileştirme sağlamak, bu konu hakkında İlçe sakinlerini teşvik faaliyetlerinde bulunmak, eğitim seviyelerini yükselterek İlçede afet kültürü oluşturma faaliyetlerinde bulunmak.
10) Afet ve Acil Durumlar ile ilgili gerekli olan eğitim sunum dosyalarını hazırlar ve güncelliğini sağlar.

MADDE 14 - Planlama ve Koordinasyon Biriminin Görevleri
1) Toplanma alanlarının takibini sağlayarak, gerekli koordinasyon işlerini yürütmek.
2) Afet ve acil durumlara yönelik planlar hazırlayıp, bu planları güncel tutmak.
3) Sivil Savunma Planı’nı hazırlamak ve güncel tutmak.
4) İlçe Kaymakamlık ve Belediye Afet Yönetim Merkezi sekreteryası görevini yürütmek.
5) İstanbul Risk Azaltma Planının (İRAP) koordinasyonunu sağlamak.
6) Türkiye Afet Müdahale Planının ve İlçe Afet Müdahale Planının koordinasyonunu sağlamak.
7) İntikal Planı hazırlamak ve güncel tutmak.

MADDE 15 - İdari İşler Biriminin Görevleri
1) Müdürlüğün ihtiyacı olan mal, malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının belirlenerek gerekli talebi yapmak, ihale dosyalarını hazırlamak, teklif, keşif ve şartnamelerini tanzim etmek, gerekli onaylarını alarak sonuçlandırmak.
2) Tahakkuk müzekkereleri ve ödeme emirlerini hazırlamak.
3) Müdürlüğün stratejik plan, performans programı ve bütçesi ile aylık ve yıllık faaliyet raporlarının işlemlerini yapmak, ilgili birimlere göndermek.
4) Müdürlük bütçesinin oluşturulmasını sağlamak.
5) Taşınır kayıt ve kontrol işlemlerini yapmak.
6) Personel zimmet işlerinin takibini sağlamak.
7) Haftalık çalışma saatini aşan personelinin fazla çalışmasını kayıt altına almak ve fazla çalışmaya ilişkin mevzuat hükümlerini uygulamak.
8) Müdürlüğe gelen resmi evrakların takibi, havalesi ve yazışmalarını koordine etmek.
9) İlçe sakinlerinden gelen istek, öneriler ve şikâyetler ile ilgili olarak gerekli faaliyetleri başlatmak, problemin ortadan kaldırılmasını sağlayıcı faaliyetleri takip etmek, geri bildirimde bulunmak.
10) Müdürlükte görev yapan personellerinin özlük bilgileri, izin iş ve işlemleri (puantaj ) ve genel, resmi yazışmalarını yapmak.
11) Görevin en etkin ve zamanında icrası için birimindeki personelin aylık çalışma ve yıllık izin programını hazırlayarak Müdürlük Makamına sunmak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Bağlılık, İşbirliği ve Koordinasyon

MADDE 16 - Bağlılık
Afet İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

Şefin/Sorumlunun görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 17 - İşbirliği ve Koordinasyon
a) Müdürlük içi işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.
2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
b) Müdürlükler arasında işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
c) Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
2) Müdürlüğe havale edilen her türlü evrak ve dilekçe kayda geçirilip, müdür tarafından ilgili birime havale edilir.
3) Havale edilmiş evrakı veya dilekçeyi alan personel, bu evrak veya dilekçeye mevzuata uygun olarak işlem yapar. Eğer evrakta bir eksiklik veya yanlışlık varsa müdürün bilgisi dahilinde ilgililere bu yanlış düzelttirilir veya eksiklik tamamlattırılır. Tamamlanamayacak veya düzeltilemeyecek bir yanlışlık veya eksiklik söz konusu olduğunda işlem yapılmaz.
4) Birimler arasında yazışma, dosyalama, arşivleme gibi konularda standartlaşmaya gidilmesi için zaman zaman iş akış şemaları ve ölçümlemeler kontrol edilir.
5) İmza karşılığı alınan veya elektronik ortamda evrak kayıt sistemi üzerinden müdürlüğe aktarılan evrak veya dilekçe, evrak kayıt sistemine kaydı yapıldıktan ve numara verildikten sonra tasnif edilerek havalesi için müdüre sunulur. Müdür tarafından ilgilisine havalesi yapılır. İlgilisi tarafından, teslim alınan evraka yasal süresi içinde gereği yapılır.
6) Tüm işlemleri ve imzaları tamamlanan evrak, evrak kayıt sistemi üzerinden numara verildikten sonra ilgili yerlere gönderilmek üzere zimmet defterine kaydı yapılarak veya elektronik ortamda ilgilisine teslim edilir.
7) Tüm işlemleri yapılarak ilgilisine gönderilen evrakların müdürlükte kalan sureti konusuna göre dosyasına konur. Arşiv mevzuatına uygun olarak belirli süre birim arşivinde saklandıktan sonra kurum arşivine devredilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yetki ve Sorumluluk, İntikal Planı,

MADDE 18 - Yetki ve Sorumluluk
1) Afet İşleri Müdürü; yürürlükteki Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan, program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili, Belediye Başkan Yardımcısı ve Başkan’a karşı sorumludur.
2) Afet İşleri Müdürlüğü’ne bağlı birim şefleri, kendisine verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili ve müdüre karşı sorumludur.
3) Afet İşleri Müdürlüğü’ne bağlı birim personeli; Müdürlüğe ait işlerin yerine getirilmesinde kendilerine verilen görevleri gereği gibi ve süresi içinde yerine getirmekle yükümlü, ilgili birim şefi ve müdüre karşı sorumludur.

MADDE 19 - İntikal Planı
Afet ve acil durum haberinin alınması, personelin toplanması, araç gereç ve malzemenin yüklenmesi ve görev yerine yapılacak intikale yönelik planlama, müdürlüğe ait olan en az üç (3) araç ile sağlanacaktır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler, Yürürlük, Yürütme

MADDE 20 - Çeşitli ve Son Hükümler, Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri ile Başkanlık emir ve talimatları uygulanır.

MADDE 21 - Yürürlük
Bu yönetmelik Çekmeköy Belediye Meclisi’nin kabulü ile yürürlüğe girer.

MADDE 22 - Yürütme
Bu yönetmelik hükümleri Çekmeköy Belediye Başkanı adına Afet İşleri Müdürü tarafından yürütülür.

Organizasyon şeması yukarıdaki gibidir. Büyütmek için üzerine tıklayın.