• İdari İşlemler
• Meclis İşlemleri
• Encümen İşlemleri
• Evlendirme İşlemleri
• Yönetim Hizmetleri (Kurum İçi)
• Belge Yönetim Hizmetleri (Kurum Dışı)
• Belge Kabul Ve Havale İşlemleri

T.C.
ÇEKMEKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Teşkilat Yapısı, Bağlılık

Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personelin çalışma usul ve esasları ile yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3 - (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) (1) Bu yönetmelik; Anayasanın 124'üncü maddesi, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 5747 sayılı Büyükşehir Belediyesi Sınırları İçerisinde İlçe Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 7201 sayılı Tebligat Kanunu, Elektronik Tebligat Yönetmeliği, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği, Evlendirme Yönetmeliği, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazışma Yönergesi, Çekmeköy Belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ve tüm yasaların bağlı ikincil ve üçüncül mevzuat düzenlemelerini ve diğer ilgili mer'i Kanun ve yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;
Başkanlık: Çekmeköy Belediye Başkanlığını,
Belediye: Çekmeköy Belediyesini,
Belediye Başkanı: Çekmeköy Belediye Başkanını,
Belediye Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu Belediye Başkan Yardımcısını,
Büro: Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı olan büroları,
EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
Encümen: Çekmeköy Belediyesi Encümenini,
EYS: Entegre Yönetim Sistemini,
Gerçekleştirme görevlisi: 5018 sayılı Kanun kapsamında harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürüten personeli,
Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,
KYS: Kalite Yönetim Sistemini,
Meclis: Çekmeköy Belediyesi Meclisini,
MERNİS: Merkezi Nüfus İdaresi Sistemini,
Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,
Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Personel: Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanında olan iş ve işlemlerin yürütülmesinden sorumlu personeli (şef, büro sorumlusu, memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi, vd.),
SDP: Standart Dosya Planını,
Sorumlu: Bürolardaki iş ve işlemlerin yapılmasından sorumlu personeli,
Şef: Bir veya birden fazla büronun iş ve işlemlerinin yapılmasından sorumlu personeli,
Taşınır kayıt yetkilisi: Taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan personeli,
Taşınır kontrol yetkilisi: Taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemler ile düzenlediği belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan personeli,
UETS: Ulusal Elektronik Tebligat Sistemini,
Veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları ile bilgisayar tarafından üzerinde işlem yapılabilen her türlü değeri,
Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Personel ve Teşkilat Yapısı

Kuruluş
MADDE 5 - (1) Çekmeköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunun 48'inci maddesinin amir hükmü dikkate alınarak 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare ve Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına” uygun olarak kurulan Müdürlüktür.

Personel ve teşkilat yapısı
MADDE 6 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;
a) Müdür,
b) Şef,
c) Büro Sorumlusu,
ç) Memur,
d) Sözleşmeli Personel,
e) İşçi,
f) Belediye Şirket İşçisi,
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir;
a) Kurum Belge Yönetim Bürosu,
b) İdari İşler Bürosu,
c) Evlendirme Bürosu,
ç) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Elektronik Belge Yönetim Bürosu.
(3) Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı aşağıdaki gibidir;
a) Arşiv Sorumlusu,
b) CİMER sorumlusu,
c) EBYS sorumlusu,
ç) Gerçekleştirme Görevlisi,
d) Halkla İlişkiler Sorumlusu,
e) İhale Takip Sorumlusu,
f) İş Sağlığı ve Güvenliği Sorumlusu,
g) EYS/KYS Sorumlusu,
ğ) Mutemet,
h) Stratejik Plan ve Süreç Sorumlusu,
ı) Taşınır Kayıt Yetkilisi,
i) Taşınır Kontrol Yetkilisi,
j) Tanıtım Sorumlusu.
(4) Görevlendirme Durumu
a) Müdür,
b) Şef,
c) Sorumlu,
ç) Memur,
d) Sözleşmeli personel,
e) İşçi,
f) Belediye şirket işçisi.
(5) Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personellerin (müdür, şef, sorumlu, memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi vd.) belirlenmiş görev ve sorumluluk alanları organizasyon şemasında gösterilir.
(6) Organizasyon şemasında belirlenen görev alanlarının tanımları güncel mevzuat esas alınarak Müdür tarafından yapılır.
(7) Müdürlük tarafından oluşturulan bürolarda görevli kamu personellerinin (memur, sözleşmeli personel, işçi) iş ve işlemlerinin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için gerektiğinde bürolara eğitimi, deneyimi, öğrenimi, beceri ve kabiliyeti gibi özellikleri esas alınarak kamu personellerine Belediye şirket işçisi olarak belediye şirket işçisi görevlendirilebilir.
(8) Görevlendirilen personellere görev tanımları fiziki veya otomasyon ortamında tebliğ edilir. Tebliğ edilen görev tanımlarının bir nüshası personelin Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza edilir. Bu personel yaptığı iş ve işlemlerden kaynaklanan aksama ve olumsuzluklardan dolayı ilgili yasalar önünde sorumludur.

Bağlılık
MADDE 7 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı veya görevlendireceği Belediye Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 8 - (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Belediyenin/Müdürlüğün fiziki veya elektronik ortamda belge akışının (gelen/giden) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasını sağlamak.
b) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Belgeleri “Standart Dosya Planı” kapsamında düzenlemek, dosyalamak, saklama planına göre arşivlemek ve bu belgelere/dosyalara kolay ve hızlı bir şekilde erişilmesini sağlamak.
c) Belediyede Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (DYS/EBYS) mevzuat doğrultusunda güncellenmesine katkıda bulunmak.
ç) Belediyeye gelen/giden fiziki (zimmetli, posta vb.) ve elektronik belgeleri (KEP, UETS, E-Posta, Avan Proje vb.), postaları zimmetle ve elektronik ortamda teslim almak/etmek.
d) 5393 sayılı Belediye Kanunu ve Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğine göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
e) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
f) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliğine göre evlendirme işlemlerini yürütmek.
g) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Müdürlüğün 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümlerine göre tüm taşınır işlemlerini yürütmek.
ğ) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre mal ve hizmet alımını yapmak.
h) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümlerine göre Belediyenin stratejik planı doğrultusunda, Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak.
ı) Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı tüm politikalara uygun olarak iş ve işlemleri yürütmek.
i) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında Müdürlüğe gelen belgelerin süresi içerisinde cevaplanmasını sağlamak.
j) Mevzuat doğrultusunda verilen diğer görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak.

Kurum Belge Yönetim Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 - (1) Kurum Belge Yönetim Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Belediyeye fiziki ortamda gelen/giden belge akışının mevzuat doğrultusunda düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
b) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden fiziki ortamda veya posta vb. yollarla gelen bir fiziki belge ise zimmetle teslim almak, elektronik ortama aktarmak, konusuna göre Standart Dosya Planına göre fiziki veya elektronik ortamda sayı verilerek uygun şekilde kaydetmek, Başkanlık Makamınca havale yetkisi verilen personelden havalesi alındıktan sonra belgenin havale kısmını incelemek, mevzuat gereği konularını (bilgi, gereği, süreli, acele, gizli vb. belgeleri tasnif etmek) belirtmek; bilgi, belge ve görüş talep edilen yazılarda mevzuatta belirtilen süreler esas alınarak ilgili Müdürlüklere belgenin fiziki veya elektronik ortamda gönderilmesi işlemlerini yapmak.
c) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Büronun yazışmalarını yapmak.
ç) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

İdari İşler Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 - (2) İdari İşler Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen belge akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
b) Müdürlüğü ilgilendiren bir fiziki belge ise konusuna göre kontrol etmek, zimmetle teslim almak, Standart Dosya Planına göre fiziki veya elektronik ortamda kaydetmek, mevzuat gereği konusuna göre (bilgi, gereği, süreli, acele, gizli vb.) ilgili personele havale etmek.
c) Müdürlüğün idari yazışmalarını yapmak.
ç) Müdürlüğü ilgilendiren belgelerin cevaplanmasını sağlamak.
d) Personelin özlük işlemlerini takip etmek.
e) Meclis/Encümen çalışmalarının sekreteryalığını yapmak.
f) Müdürlüğün meclis/encümen ile ilgili tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) hazırlamak.
g) Müdürlüklerin, Meclise/Encümene gelen tekliflerini fiziki veya elektronik ortamda kayda almak, Gündemi oluşturmak için Başkanlık makamına sunmak.
ğ) Belediye Meclisi/Encümeninin toplantı günlerini takip etmek.
h) 5393 sayılı Belediye Kanunu ile Belediye Meclis Çalışma Yönetmeliğine göre meclis çalışmalarını yürütmek.
ı) Meclis/Encümen kararlarının ilgili müdürlüklere dağıtımını yapmak.
i) Meclis üyeleri, ihtisas komisyon üyeleri ve denetim komisyonu üyelerinin özlük ve huzur haklarının takibini yapmak.
j) Belediye meclis üyelerince verilen soru önergelerinin koordinasyonunu yapmak.
k) Meclis kararlarının uygun araçlarla halka duyurulmasını sağlamak.
l) Meclis kararlarını mülki idare amirine göndermek.
m) Encümen üyelerinin huzur haklarının takibini yapmak.
n) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Evlendirme Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 - (3) Evlendirme Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) Usulüne uygun gelen başvuruları mevzuat dâhilinde kabul etmek.
b) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliğine göre evlenme dosyalarını hazırlamak.
c) Belediye Meclisince belirlenen nikâh ücretlerini tahakkuka bağlamak.
ç) Aile Cüzdanını ilgili kurumdan temin etmek.
d) Aile cüzdanlarını hazırlamak.
e) Belediye Başkanı tarafından yetkilendirilen memurlar tarafından evlendirme işlemini yapmak.
f) Evlenmenin nüfus kütüklerine tescillerini sağlamak.
g) Evlenme kütüğü ve dosyalarını muhafaza etmek.
ğ) Evlenmeye dair belgeleri denetime hazır halde tutmak.
h) Büronun yazışmalarını yapmak.
ı) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Elektronik Belge Yönetim Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları (Başlığı ile Birlikte Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı)
MADDE 9 - (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) (4) Elektronik Belge Yönetim Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Belediyeye kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden elektronik ortamda gelen/giden belge akışının mevzuat doğrultusunda (KEP- UETS, E-Posta, Avan Proje vb.) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
b) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Elektronik ortamda (KEP- UETS, E-Posta, Avan Proje vb.) gelen belgeyi Başkanlıkça kullanılan otomasyon programına aktarmak, konusuna göre Standart Dosya Planına göre elektronik ortamda sayı verilerek uygun şekilde kaydetmek, belgenin havale kısmını incelemek, mevzuat gereği konularını (bilgi, gereği, süreli, acele, gizli vb. belgeleri tasnif etmek) belirtmek; bilgi, belge ve görüş talep edilen yazılarda mevzuatta belirtilen süreler esas alınarak Başkanlık Makamınca havale yetkisi verilen personel tarafından ilgili Müdürlüklere elektronik ortamda gönderilmesi işlemlerini yapmak.
c) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Büronun yazışmalarını yapmak.
ç) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı
MADDE 10 - (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) (1) Birim Arşiv Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
aa) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Müdürlüğün ürettiği her türlü fiziki/elektronik bilgi ve belgeyi derlemek, standart dosya planına göre tasnif etmek, saklama koşullarına göre muhafaza etmek ve bu belgelere yetki kapsamında kolay erişilmesini sağlamak.
c) Standart Dosya Planına göre açılacak konu klasörlerini tespit etmek,
ç) İşlem konusuna göre açılacak vaka klasörlerini tespit etmek,
d) Görev alanıyla ilgili belgelerin konusuna göre yazışmalarını yapmak, ilgili klasörlerle eşleşmesini sağlamak,
e) Fiziki klasörleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde muhafazasını sağlamak.
f) Yıl sonunda, önceki yıla ait klasörler ile her türlü bilgi ve belgeleri işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde ayırmak.
g) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Kişisel verilerin korunması hususunda mevzuatın öngördüğü konulara riayet etmek.
ğ) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Kalite, çevre ve iş sağlığı güvenliği, müşteri memnuniyeti ve şikâyet yönetim sistemi ile bilgi güvenliği yönetim sisteminin politika ve hedeflerine uygun sistem gereklerine, yasal ve müşteri şartlarına, risk analiz ve değerlendirmesi sonucu oluşturulan faaliyet planlarının uygulanmasını, geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak için; bilgi akışını sağlamak, eğitimlere katılmak, doküman ve kayıtları güncel tutmak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirmek, sürekli iyileştirme çalışmalarına katılmak.
h) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
ı) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
i) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Belge imha süreçlerini Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre Müdürlük tarafından hazırlanan Yönerge doğrultusunda yürütür.
(2) CİMER Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) CİMER üzerinden gelen başvurular hakkında amirini bilgilendirir.
c) CİMER tarafından istenen bilgiler tasnif edilir.
ç) İlgili bürolardan bilgi ve belgeler toplanır.
d) Birim amiri tarafından oluşturulan cevabi yazı sorumlu tarafından CİMER portalına girilir.
e) Girilen bilgiler amirin onayına sunulur.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(3) Halkla İlişkiler Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Vatandaşlar/kurumlar tarafından iş ve işlemleri hakkında bilgi istenmesi halinde, bürolardan bilgi alarak vatandaş/kurumları bilgilendirir.
c) Birim faaliyetlerinin duyurulması amacıyla, basın yayın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini yürüten birimle koordineli çalışır.
ç) Halkla ilişkiler koordinasyon toplantılarına katılarak alınan kararları amirine sunar ve uygun görüş alınarak uygular.
d) Belediyenin tanıtılması amacıyla Müdürlükten istenen bilgi ve belgeleri sorumluları ile hazırlar ve ilgili birime teslim eder.
e) Belediyenin halkla ilişkiler faaliyetlerine, bulunduğu konum itibarıyla gerekli desteği verir.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
(4) EYS/KYS Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) EYS/KYS kapsamında içinde süreçler, görev tanımları, talimatlar, formlar, iş akış şemalarını hazırlar ve günceller.
c) EYS/KYS kapsamındaki dokümanların içinde kullanılmasını sağlar.
ç) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, birimin kaynaklarını, kurum tarafından belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda verimli uygulanmasını sağlar.
d) Müdürlüğün mevcut durumunun izlenerek güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, zayıf yönlerinin tespit edilmesi halinde gerekli tedbirlerin alınması için yöneticilerin bilgilendirilmesini sağlar.
e) Çalışanların iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, Müdürlük içi koordinasyonun sağlanması ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturulmasını sağlar.
f) Yapılan EYS/KYS çalışmaları hakkında çalışanları bilgilendirir.
g) EYS/KYS belgelerini, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenler ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ğ) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
h) Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı tüm kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikaların incelenmesi ve uygulanması işlemlerini yürütür.
ı) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
(5) Mutemedinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Müdürlük adına verilen avanstan yapılan harcamaları belgeye bağlar, mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
c) Ön ödemelerden harcanan tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
ç) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporlar hazırlar.
d) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
e) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(6) Taşınır Kayıt Yetkilisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memur veya kamu personeli arasından görevlendirilir.
c) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim alır, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eder.
ç) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim alır, özellikleri nedeniyle kesin kabulleri belli bir dönem kullanıldıktan sonra yapılabilen sarf malzemeleri hariç olmak üzere, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önler.
d) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutar, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenler ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine gönderir.
e) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim eder.
f) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri alır ve alınmasını sağlar.
g) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirir.
ğ) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapar, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirir.
h) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol eder, sayımlarını yapar ve yaptırır.
ı) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olur.
i) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlar ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim eder.
j) Ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur.
k) Ambarlarını devir ve teslim etmeden, görevlerinden ayrılamaz.
l) Taşınır kayıt yetkilileri, düzenledikleri ve imzaladıkları belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı birlikte sorumludur.
m) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
n) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(7) Taşınır kontrol yetkilisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Tüm işleri amirlerinin bilgi ve gözetiminde doğru ve zamanında yapar.
c) Taşınır kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirilir. Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisi tarafından yerine getirilir.
ç) Taşınır kayıt ve işlemleri ile ilgili olarak düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eder.
d) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunar,
e) Taşınır kontrol yetkilileri, düzenledikleri ve imzaladıkları belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı birlikte sorumludur.
f) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(8) EBYS Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Müdürlükte çalışan ve kendine bağlı/yardımcı olan memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisinin tüm iş ve işlemlerini zamanında, verimli yapılmasını ve mesai durumlarını denetler ve Müdüre bilgi verir.
c) Diğer sorumluların yerine görevlendirilmesi halinde işlerini yürütür.
ç) Müdürlükte Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) mevzuat doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
d) EBYS ve Standart Dosya Planı kapsamında belgelerin usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
e) Görev alanıyla ilgili toplantıların koordinasyonu ve toplantı tutanaklarının hazırlanması işlerini yapar.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
ğ) Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.
(9) Gerçekleştirme görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür.
c) Ödeme Emri Belgesini düzenler.
ç) Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yapılmasını, bu kontrol sonucunda, Ödeme Emri Belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülmesini sağlar.
d) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Belediyenin Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesinin hazırlanmasına yardımcı olur.
e) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(10) İhale Takip Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdürlük tarafından yapılmasına ihtiyaç duyulan mal ve hizmet alım işlerini, ihale sürecinin başından sonuna kadar ilgili birimlerle koordineli bir şekilde yürütmek.
b) İlgili ihale kapsamında gerekli her türlü bilgi ve belgenin zamanında ve eksiksiz olarak hazırlanması ve gerektiğinde teminini sağlamak.
c) Hakediş süreçlerinde gerekli belgelerin sürecinin yürütülmesini sağlamak.
ç) İhale Klasöründe olması gereken İhtiyaç Listesi, Teknik Şartname, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Yaklaşık Maliyet Onay Belgesi, MHM Ödenek Yazısını hazırlamak ve hazırlatmak.
d) Yapılacak ihale ile ilgili ihale mevzuatına uygun kriterler belirlenerek üst yazıyla beraber ihale dosyasını Standart Dosya Planına uygun şekilde, ihale işlerini yürütmek, ilgili ise müdürlüğüne bildirmek.
e) Kişisel verilerin korunması hususunda mevzuatın öngördüğü kurallara riayet etmek.
f) Kalite, çevre ve iş sağlığı güvenliği, müşteri memnuniyeti ve şikâyet yönetim sistemi ile bilgi güvenliği yönetim sisteminin politika ve hedeflerine uygun sistem gereklerine, yasal ve müşteri şartlarına, risk analiz ve değerlendirmesi sonucu oluşturulan faaliyet planlarının uygulanmasını, geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak için; bilgi akışını sağlamak, eğitimlere katılmak, doküman ve kayıtları güncel tutmak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirmek, sürekli iyileştirme çalışmalarına katılmak.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ğ) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
h) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(11) İş Sağlığı ve Güvenliği Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Belediye içinde iş sağlığı ve güvenliği konusunda verilen eğitimlere katılarak, alınan eğitim konusu hakkında ilgili personellere bilgi verir.
c) İş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellerin mevzuatta belirtilen kurallara uygun çalışmasını sağlar.
ç) Belediyenin iş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellere duyurulması ve yapılmasını istediği iş ve işlemleri takip eder, sonuçlandırır ve gerektiğinde ilgili birime bilgi verir.
d) Müdürlük içinde, birimlerde iş sağlığı ve güvenliği konusunda gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
e) İş sağlığı ve güvenliği konusunda tespit etmiş olduğu eksiklikleri rapor halinde Müdürüne sunar.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporlama istenmesi halinde hazırlar.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ğ) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(12) Stratejik Plan ve Süreç Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Belediye içinde konu hakkında düzenlenen eğitimlere katılarak, Müdürlüğün alınan kararlara uygun çalışmasını sağlar.
c) Müdürlükçe belirlenen hedeflerin takip edilmesini sağlar.
ç) Müdürlüğün, Belediyenin Stratejik Planında belirlenen hedeflerini takip eder, karşılaştırır, gerekli analizleri yapar ve sonuçlarını amirine sunar.
d) Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu, İç Kontrol süreçlerini takip eder, rapor hazırlar ve Müdürlüğe sunar.
e) Müdürlük tarafından konuyla ilgili yapılan çalışmaların, ilgili birimlerinden takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
f) Müdürlüğün, Kamu İhale Kanununa göre mal ve hizmet alımları iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında görev yapar.
g) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Belediyenin Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesini hazırlar.
ğ) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
h) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ı) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(13) Tanıtım Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Belediye içinde konu hakkında düzenlenen eğitimlere katılarak, Müdürlüğün alınan kararlara uygun çalışmasını sağlar.
c) Müdürlüğün duyurulması, yayınlanması veya haber yapılması istenilen faaliyetleri hakkında, ilgili Müdürlüğe bilgi verir.
ç) Belirli tarihte başlayıp bitecek olan proje ve özel programlarla ilgili programdan en az 1 hafta önce ilgili Müdürlüğe bilgi verir.
d) Kişisel verilerin korunması hususunda mevzuatın öngördüğü konulara riayet eder.
e) Müdürlüğün faaliyet planlarının uygulanmasını, geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak için; bilgi akışını sağlamak, eğitimlere katılmak, doküman ve kayıtları güncel tutmak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirmek, sürekli iyileştirme çalışmalarına katılır.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Müdürün Atama, Görev Yetki ve Sorumlulukları, Vekâlet

Müdürün atanması
MADDE 11 - (1) 657 sayılı Kanun ve bu Kanuna dayanılarak çıkarılan Yönetmelikte belirtilen şartları taşıması aranır.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12 - (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili olarak Müdürlüğün mevzuat içerisinde çalışmalarını düzenler.
c) Müdürlük işlerinin planlı ve programlı bir şekilde yürütülmesini, personel arasında uyum ve işbirliği ortamı kurulmasını sağlar ve çalışmaları takip eder.
ç) İş ve işlemlerin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için organizasyon şemasında belirtmek suretiyle bürolara sorumlu ve personel görevlendirebilir.
d) İşin özelliğine göre Müdürlüğün personel ihtiyacını ve ihtiyaç duyulan personelin eğitim durumunu belirler.
e) Müdürlüğün Organizasyon Şemasına göre, görevlendirilen personelin; görev, yetki ve sorumluluklarını gelişen mevzuat içerisinde belirleyerek ilgilisine tebliğ eder/ettirir.
f) Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak organizasyon içinde doğru bilgi ve iş akışını sağlamak, personelin çalışmalarını organize etmek.
g) Görev alanlarına ait tebliğ edilen belgeyi Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza eder/ettirir.
ğ) İzin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personellerin yerine, bir başka personel görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır; mesai takibini yapar.
h) Müdürlük içi yönergeler ve yayınların hazırlanması; belgelerin ilgililere dağıtımının gerçekleştirilmesi, müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlenmesi, çalışmaların değerlendirilmesi işlemlerini yapar.
ı) Başkanlık Makamınca fiziki veya elektronik ortamda belge havale yetkisi verilmesi halinde, Standart Dosya Planına göre bu işlemin yerine getirilmesini ve belge akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlar.
i) Müdürlüğe gelen belgelerin ilgili personele havalesini yapar.
j) Diğer müdürlükler ve kamu kurum ve kuruluşlarıyla koordinasyon sağlayarak işlemlerin yerine getirilmesini sağlar.
k) Yazı İşleri Müdürlüğünün, harcama yetkilisi, tahakkuk amiri ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
l) Üstlerinden aldığı emirleri kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğler doğrultusunda yerine getirir.
m) Müdürlüğe ait bütçe, stratejik plan, performans programının hazırlanması ve faaliyet raporlarının stratejik planlara uygun olarak yapılmasını sağlar.
n) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Personelin performans belgelerini düzenler.
o) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Görev alanı ile ilgili uygulamalarda ortaya çıkan aksaklıklarla ilgili tedbirleri alır ve gerektiğinde Başkanlık Makamına teklifte bulunur.
ö) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Müdürlüğün; kanunlar, yönetmelikler vs. mevzuatta belirtilen görevleri ile Başkanlık Makamınca verilen görevleri zamanında, verimli ve düzenli şekilde yürütmekle sorumludur.

Şefin/Sorumlunun görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 13 - (1) Şefin/Sorumlunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdürlük emrinde görevli şef/sorumlular kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve üst amirin mevzuat doğrultusunda verilen iş ve işlemleri gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmak, Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlamak, takip etmek ve sonuçlandırmakla Müdürlük makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
b) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmek, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlar.
c) Satın alınacak, mal ve hizmetler için gerekli ihtiyaçları tespit eder, alım için idari ve teknik şartnamenin hazırlanmasını ve teminini sağlar.

Büro Personelinin (memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi vd.) görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 14 - (1) Büro Personelinin (memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi vd.) görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır; Müdürlük emrinde görevli personeller kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve üst amirin mevzuat doğrultusunda verilen iş ve işlemleri gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmak, Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlamak ve takip etmekle görevli ve yükümlüdürler.

Vekâlet
MADDE 15 - (1) Müdürün izinli veya raporlu olduğu durumlarda işleyişin aksamaması için Başkanlık onayı ile uygun görülen personel Müdür Vekili olarak görevlendirilir.

Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 16 - (1) Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları gelişen mevzuat içerisinde müdürü tarafından belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Görev ve Hizmet İcrası

Görevin planlanması
MADDE 17 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde yapılacak tüm işler ihtiyaç, talep ve öneriler dikkate alınarak Müdür tarafından veya görevlendireceği personeller tarafından planlanır ve uygulanması için yeterli personel görevlendirilerek sorumluları belirlenir. Verilen görevlerin zamanında, aksamadan ve etkin yapılması sağlanır.

Görevin yürütülmesi
MADDE 18 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri Kanun ve yönetmelikler ile güncel mevzuat doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

ALTINCI BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük ile bürolar arasında işbirliği
MADDE 19 - (1) Müdürlük emrinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.
(2) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen tüm belgeleri Standart Dosya Planı gereği konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre sunmak.
(3) Müdür tarafından, belgelerin gereği için ilgili personele havale etmek.
(4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılması durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü fiziki veya elektronik ortamda bulunan dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(5) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 20 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
(2) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları arasında yapılacak Müdürlük yazışmaları; Başkanlık Makamınca belirlenen imza yetkileri yönergesi kapsamında yürütülür.

YEDİNCİ BÖLÜM
Belgelerle İlgili İşlemler

Gelen/Giden belgelerle ilgili yapılacak işlem
MADDE 21 - (1) Müdürlüğe ait fiziki belgeler Müdür tarafından incelenir, personele havale işlemi yapılır, kayda alınır, zimmetle personele teslim edilir, personel belgenin gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
(2) Elektronik ortamda kayda alınan belge Müdür tarafından incelenir, havale işlemi kontrol edilir, personele havale işlemi onaylanır, personel belgenin gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
(3) Fiziki ortamda gönderilen belgeler kayıt defterine tarih ve sayılarına göre işlenir, ilgili Müdürlük personellerine zimmet karşılığı teslim edilir.
(4) Elektronik ortamda gönderilen belgelerin havalesi ve teslimi otomasyon ortamında yapılır.

Dosyalama
MADDE 22 - (1) Müdürlüklerde tarafından yapılan yazışmalar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda muhafaza edilir.
(2) İşlemi biten fiziki belgeler birim arşivine, elektronik belgeler ise otomasyon programı üzerinde konularına göre eşleştirme yapılarak arşivlenmesi sağlanır.
(3) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Müdürlükte fiziki veya elektronik ortamda yapılan tüm yazışmalar Standart Dosya Planına gereği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 23 - (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte Çekmeköy Belediye Meclisinin 06.06.2024 tarihli ve 75 sayılı kararı ile yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 24 - (1) İş bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE 25 - (1) Bu yönetmelik, Belediye meclisinin kabulü ve takiben 3011 sayılı Kanunun 2’nci maddesi kapsamında ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
(2) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte Çekmeköy Belediye Meclisinin 09.09.2021 tarihli ve 72 sayılı kararı ile yürürlükte olan Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kalkar.
(3) (Değişik:5/3/2026-37 Sayılı Meclis Kararı) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 6 ay içerisinde Çekmeköy Belediye Başkanlığına bağlı Müdürlükler hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Başkanlığın uygun görüşünü alarak, kendi arşiv yönergelerini hazırlar ve 25’inci maddenin ikinci fıkrasında belirtilen yürürlükten kaldırılan yönetmeliğe dayanılarak varsa hazırlanan yönetmelik ve yönergelerini yürürlükten kaldırırlar.

Yürütme
MADDE 26 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Belediye Meclisi Yönünden

• Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem/Ek Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
• Belediye Başkanınca belirlenen gündemin meclis üyelerine üç gün önceden ulaştırılmasının sağlanması.
• Meclis toplantı tutanağının hazırlanması, toplantının sesli ve görüntülü kaydının alınması/aldırılması ve arşivlenmesi.
• Belediye Meclisince ihtisas komisyonlarına havale edilen tekliflerin takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen komisyon raporlarının Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması. 
• Alınan kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi.
• Alınan kararların ilgili kurumlara gönderilmek üzere müdürlüğüne gönderilmesi.
• Alınan kararların birer nüshasının Kaymakamlık Makamına gönderilmesi.
• Alınan kararların uygun araçlarla duyurulması.
• Meclis ve ihtisas komisyon üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

Belediye Encümeni Yönünden

• Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
• Gündem haline gelen tekliflerin karara bağlanması için Encümene sunulması.
• Encümende karara bağlanan tekliflerin, kararlarının hazırlanması.
• Kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi. 
• Üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

Genel Evrak Yönünden

• Belediyemize kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden gelen evrak vb. bildirimlerin amir veya görevli personelden havalesi alındıktan sonra elektronik ortamda kaydının yapılması ve ilgili müdürlüğe zimmet veya elektronik ortamda tesliminin yapılması.
• Cevabi yazılarda evrak çıkışlarının usulüne göre yapılması.
• Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere gönderilecek evrakların uygun araçlarla (kurye, e-posta, posta vb.) tesliminin sağlanması.

Evlendirme İşlemleri Yönünden

• Evlendirme iş ve işlemleri 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu ile Evlendirme Yönetmeliği gereğince yapılmaktadır.
• Evlenmek üzere başvuran çiftlerin başvurularının kabul edilmesi, nikah akdi için gün verilmesi.
• Kendi soyadını kullanmak isteyen bayanların dilekçeyle taleplerinin alınması.
• Nikah akit işlemlerini başka bir kurumda yaptırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesinin düzenlenmesi.
• Nikah akdi yapılan çiftlere uluslararası aile cüzdanı düzenlenmesi, evlenme kütüğüne işlenmesi.
• Gerçekleştirilen nikahların Mernislerinin düzenlenerek İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi.
• Talepleri doğrultusunda dış nikahlar için evlendirme memuru görevlendirilmesi.

İdari İşler Yönünden

• Müdürlüğümüzün evrak iş ve işlemlerinin takip ve sonuçlandırılmasının sağlanması,
• Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerinin takibinin yapılması.

 

Yazı İşleri Müdürlüğü İşlemlerinde Kişisel Verilerin İşlenmesine Yönelik
Aydınlatma Metni

 

            Değerli vatandaşlarımız, Çekmeköy Belediyesi olarak kamusal hizmetlerimizi ve yükümlülüklerimizi yerine getirmek, vatandaşlarımıza hizmet vermek, bilgilendirmek, sosyal ve kültürel etkinlikler düzenlemek gibi süreçlerimizde sizlere ait kişisel verileri işleyebilmekteyiz. Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu olarak Çekmeköy Belediyesi tarafından işlenmektedir. Kişisel verilerinizi genel ilkelere uygun olarak işlediğimizi ve kişisel verilerin güvenliğini sağlamak üzere gerekli tedbirleri aldığımızı belirtmek isteriz. İşbu aydınlatma metni Yazı İşleri Müdürlüğü faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel verilerinize ilişkin sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

 

Ne Tür Veriler Topluyoruz?

Yazı İşleri Müdürlüğü’nün süreçlerinde işlediğimiz kişisel veriler şunlardır;

o   Kimlik bilgileriniz (Ad, soyad, imza, doğum tarihi, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kimlik bilgileri),

o   İletişim bilgileriniz (Telefon numarası, elektronik posta adresi, adres),

o   Hukuki işlem bilgileriniz (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler),

o   Mesleki deneyim bilgilerinizi (Mesleki yeterlilik belgesi, oda kayıt belgesi, ticaret sicil kaydı, vergi levhası),

o   Finansal bilgilerinizi (Teminat mektubu, SGK/vergi borcu bilgisi, hesap numarası, banka bilgileri)

o   Diğer (Dilekçe detayı, şikayet-talep-başvuru detayı, meclis kararına/encümen kararına konu bilgiler, sözleşmeler, vekaletname, yetki belgesi)

 

Bu Verileri Nereden Alıyoruz?

İşlemiş olduğumuz verileri;

o   Kurumumuza iletmiş olduğunuz veya yetkilendirdiğiniz kişilerce iletilen dokümanlar ve sözlü bildirimleriniz aracılığıyla otomatik olmayan yollarla,

o   Çeşitli dilekçe, sözleşme, form, tutanak aracılığı ile otomatik olmayan yollarla,

o   İlgili kamu kurum ve kuruluşlarından otomatik olmayan ve kısmen otomatik yollarla,

o   Elektronik posta, telefon gibi araçlarla kısmen otomatik yollarla,

o   İnternet adresimiz, sosyal medya hesaplarımız, çağrı merkezimiz, Seri Nokta merkezlerimiz ve bu alanlarda yer alan formlar aracılığıyla otomatik yollarla, elde etmekteyiz. İlgili kişilerin, yakınlarına ve/veya üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmaları durumunda bu kişileri bilgilendirdiği ve gerekli hallerde açık rızalarını aldığı kabul edilir.

 

Bu Verileri İşlemekteki Amaçlarımız Neler ve Hangi Hukuki Şarta Dayanıyoruz?

Kanun kapsamında öngörülen veri işleme şartları şunlardır;

o    Açık rızanın varlığı (“m.5/1”, “m.6”)

o    Kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”),

o    Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (“m.5/2-b”)

o    Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”),

o    Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”),

o     İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (“m.5/2-d”),

o    Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”),

o    İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f”).

 

Elde ettiğimiz bu verileri şu amaçlarımızı gerçekleştirmek için sizlerden talep etmekteyiz:

o   Kimlik bilgilerinizi,

o   Kimliğinizi tespit etmek, kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ön görüşme, ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   İletişim bilgilerinizi,

o   Kimliğinizi tespit etmek, kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ön görüşme, ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Hukuki işlem bilgilerinizi,

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Mesleki deneyim bilgileriniz,

o   Evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Finansal bilgilerinizi,

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Diğer bilgilerinizi,

o   Kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

işlemekteyiz. Bu verileri işlerken dayandığımız veri işleme şartları parantez içerisinde belirtilmiştir.

 

Verileri Kimlerle Paylaşıyoruz?

İşlemiş olduğumuz kişisel verileri

o   İlgili yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bildirim gerçekleştirilmesi amacıyla görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

o   Yasal süreçlerin takip edilmesi ve/veya yürütülmesi amacıyla hizmet alınan tedarikçilerimize, yetkili kurum ve kuruluşlara,

o   İş süreçlerinin yürütülmesi, takibi, denetimi, iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında bilgi almak, bildirimde bulunmak amaçlarıyla hizmet alınan tedarikçilerimize, yetkili kurum ve kuruluşlara,

o   İlgili kişi talebine ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, işlemlerin gerçekleştirilmesi amacıyla yetkili kurum ve kuruluşlara

aktarabilmekteyiz. Belirtilen üçüncü kişiler dışında kişisel verilerini ilgisiz ve yetkisiz üçüncü kişilerle paylaşmamaktayız.

 

Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Edilmesi

Kişisel verileriniz işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla bağlantılı ve ölçülü bir şekilde genel ilkelere uygun olarak işlenmekte ve saklanmaktadır. Kişisel verilerin güvenliği için Kanun kapsamında öngörülen her türlü teknik ve idari tedbir almaktayız. Kişisel verilerinizi işleme amacı ve sebebi, ilgili mevzuatın gerektirdiği süre ve hukuki yükümlülüklerimiz gibi unsurları gözeterek saklamaktayız.

 

Kanun Kapsamındaki Haklarınız Nelerdir

İlgili kişiler, kurumumuza başvuruda bulunarak;

o   Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

o   Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

o   Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

o   Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

o   Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

o   Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

o   İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

o   Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir. Haklarınıza ilişkin taleplerinizi https://www.cekmekoy.bel.tr/sayfa/kvkk-basvuru-formu adresinde yer alan formu kullanarak iletebilirsiniz. Talepleriz en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanacaktır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.

 

İnternet Sitesi            : https://www.cekmekoy.bel.tr/

Telefon Numarası     : 0 216 600 06 00

E-Posta Adresi          : info@cekmekoy.bel.tr

Adres                         : Merkez Mahallesi Piri Reis Caddesi No:5 Çekmeköy/İstanbul